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使用Trello板有效管理任务和项目的8种创新方式

2021年1月23日
十十

通常,营销人员在创建内容时面临的最大挑战不是实际的写作,发布或促销。取而代之的是,其他相关任务-集思广益,调度和协调运动部件-最终使我们感到压力。

这是哪里 Trello之类的工具 进来。

我们之前已经讨论过Trello,例如 在这篇关于工具的文章中,这些工具可以帮助您组织,发展和分享您的想法 (请参阅#3)。而为什么不呢?在HubSpot,从项目管理到博客的编辑日历,所有不同的团队多年来一直使用它。这对我们来说非常有效,我们想分享爱。

您和您的团队可以使用很多不同的方式来使用Trello进行工作,而对您有用的对他人可能无效,反之亦然。因此,我们总结了八种有用的方法来组织Trello板。 

什么是Trello?

Trello是一个著名的应用程序,特别适合跟踪和可视化进度。使用他们基于卡片的布局,您可以为每个想法,博客文章,项目片段等创建卡片。然后,在每张卡片中,您都可以记笔记,将其分配给其他人,将其组织到类别或列表中,在卡片中创建任务列表和清单,对它们进行颜色编码,附加文件...等等。

尽管董事会可以通过多种方式进行组织,但以下是一个示例:

trello-board-example.png

图片来源: 特雷洛

单击其中一张卡片后,即可对其进行标签,添加截止日期,在卡片中添加“成员”以分配任务,依此类推。

trello-card-example.png

图片来源: 特雷洛

另一个很棒的功能?日历。如果你 启用免费日历“加电” (类似于Gmail中的实验室),那么您就可以在日历视图中分配所有内容,从而更轻松地组织到期日。 (要了解有关Trello功能的更多信息,您可以 参观这里.)

现在,让我们继续一些构建Trello板的不同方法。

使用Trello板管理任务和项目的8种创新方式

1)整理您的个人待办事项清单

有很多很棒的工具可以帮助您管理个人待办事项。如果您倾向于成为一个更加视觉化的人,Trello可能是您的理想选择。

为什么?因为它使您能够以许多其他工具无法做到的方式来拖放,设置颜色代码和操作待办事项列表项。对于您的日常列表项,对于由不同客户分配给您的项目,您可能会保留不同的列表。或者,您可以根据优先级来组织它们,如下例所示:

trello-tool.png

图片来源: 云教练

对于所有在那里的博客作者,我都使用拖放功能来跟踪博客文章的想法和进度。为此,我将“ Idea Backlog”,“队列中”,“研究/访谈阶段”,“进行中的草稿”,“编辑中”,“计划中”和“已发布”等列命名。 (好吧,最后一列的真实名称是“ DUNZO。”每个人自己的名字。)

如果您希望从移动设备访问待办事项列表, Trello有可以下载的应用程序 适用于iPhone,iPad,Android手机,平板电脑,手表和Kindle Fire平板电脑。

2)管理一个正在进行的项目

Trello将自己推销为协作工具-这可能是最适合的。如果您要管理一个项目,那么它是一个很棒的工具,可以组织项目的所有活动部分,包括人员,截止日期和进度跟踪。

在Trello广泛的免费产品中,您可以邀请任意数量的人加入董事会。要划分任务,您要做的就是添加成员或将人员拖放到名片上。每个人都可以看到整个面板,但是添加到卡片中的人员将收到有关其分配的通知。

trello-add-members.jpg

图片来源: 特雷洛

您还可以使用每张卡中的评论和附件开始讨论。因此,如果您想添加快速笔记(或不太快的笔记),则可以在其中写上“ em”-甚至提及另一个成员以确保他们得到通知。通过从计算机,Google云端硬盘,Dropbox,Box或OneDrive上传文件来添加文件。

另外,Trello是实时工作的-因此,当有人移动卡时,它会立即在您自己的板上移动。这意味着您无需刷新浏览器即可查看最新更新。

如果项目是最高机密,那么您要做的就是将项目的“董事会”私下放置。您放在其中的所有信息和数据都是 保证私人和安全 -Trello的员工将对所有数据进行加密的异地备份,以防万一发生疯狂的事情。

3)反思所学到的教训

一旦完成一个项目(甚至是一个星期的工作),您和您的团队就始终可以从反思进展顺利,进展不佳以及可以做的事情中受益。有时称为“回顾”。一切都是以持续改进为名。

尽管许多人选择在会议中使用优质的白板做笔记,但Trello实际上可以成为一种出色的数字工具,它将消除以后键入和发送不连贯的笔记的麻烦。对于在不同城市和时区拥有远程团队的人来说,它也很方便,因为它使您可以随时向所有人显示反馈。

这就是为什么Mitchel Seaman使用Trello为他的远程团队进行回顾会议的原因,他写道 在这篇文章中.

trello-board-retrospectives-example.png

图片来源: 米切尔·西曼

他的系统涉及投票:整个星期中,团队成员都可以进入董事会并贴上明信片,以指出进展顺利的地方和进展不佳的地方。然后,人们可以参加每周回顾会议上要讨论的事情并进行表决,进行讨论,并跟踪行动项目。

Trello确实具有投票功能(可通过转到菜单>开机>投票启用该功能),但它要求人们单击卡片,然后单击“投票”按钮。为了使人们不必点击卡片,Seaman改用贴纸-他说,这也使贴纸“变得更加有趣”。

voting-trello.png

图片来源: 米切尔·西曼

会议开始之前,无论参加会议的人是谁,都会将投票最多的项目拖到每个列表的顶部。在会议期间,将逐一讨论每个投票最多的项目。可以将可操作的卡片移动到“操作项”列。该“操作项”列永远不会移动,您甚至可以为其分配人员并提供到期日期。

会议结束后,列表将被存档,并为下一周创建一个新列表。 (注意: 即使存档列表,它也不会永远消失。您仍然可以在其中搜索项目,并在需要时检索整个旧列表。)您可以阅读整篇文章 这里.

4)集思广益

想出新的新主意并不容易。即使您花时间进行头脑风暴,也可能很难入门。您从哪里开始?您如何创造足够的想法?完成后,您如何将好与坏分为好?

Trello恰好是帮助您进行头脑风暴的一个很好的工具-一旦头脑风暴结束,然后整理您的想法。使用他们基于卡片的布局,您可以为每个想法创建卡片,甚至在其中写下其他注释,附加文件等等。 

头脑风暴结束后,您可以根据优先级对它们进行颜色编码,例如将绿色用于高优先级,将黄色用于中优先级,将红色用于低优先级。如果要使用该板将主题分配给内容创建者,则可以将成员添加到每个卡中以将其分配给他们-并附加截止日期。

5)保留编辑日历

您的博客团队可以是一个人,可以涉及数十个贡献者,也可以介于两者之间。无论有多少人为您的博客写作,拥有编辑日历以跟踪您计划何时发布的博客帖子至关重要。 

实际上,在HubSpot,我们使用Trello(在其他工具中,例如 Google日历 和 HubSpot的内置内容日历)来组织自己的博客的编辑日历。而且我们不是唯一的-Mashable,ReadWrite和Changelog等新闻网站也使用Trello作为编辑日历, 根据Trello的博客.

您可以为您的编辑日历创建一个Trello面板。一种方法是根据单个帖子的进度创建列,如以下示例所示:

editorial-calendar-trello-board.png

在此示例中,每张卡代表一个博客文章,您可以通过将其从“ Article Ideas”移到“ Researching”到“ On Hold”再从“ Writing”移到“ Editing and Graphics”,沿着进度栏移动-一直到它出版为止。在进行过程中,您可以在每张卡中添加便笺,通过添加成员来分配作者,依此类推,直到到达“已发布”列表。

为您的日历组织博客文章的另一种方法是根据文章类型创建列。如果您希望通过这种方式来集思广益博客文章,则只需在Trello面板中集思广益,分配作家并根据需要添加笔记,然后使用“日历”功能来计划实际的编辑日历。

要添加“日历”功能,只需进入菜单>开机>启用日历。

trello-calendar-enable.jpg

图片来源: 特雷洛

启用日历后,您可以通过单击面板右上方的“日历”链接来查看日历。

trello-calendar-view.gif

图片来源: 特雷洛

如果您想使用编辑日历,而不希望使用Trello, 在此处下载我们的免费编辑日历模板.

6)计划促销或启动

开展新的营销活动需要涉及很多动人的方面,通常涉及很多人-有时来自不同的团队,甚至来自不同的时区。如果您还没有完全准备好进行发布,那么这意味着很多机会可以顺利通过。

Trello非常适合跟踪发射的所有活动部件。当为促销计划创建新板时,可以创建列表以对计划的每个部分进行分类。然后,您可以将卡片放在这些列表下,并在其中填入博客文章,回扣电子邮件,创建点击发送推文等内容。

trello-sample-promo-board-for-launch.png

您可以在“启动前”,“启动日”或“启动后”中为每张卡片贴上标签,添加成员,设置到期日期,并使用每张卡片中的注释提供详细信息,更新团队成员,开始讨论等等。这是跟踪何时发生什么情况以及由谁负责的好方法。

7)做用户研究

如果您之前已经进行过用户研究,那么您会知道所有这些用户访谈通常都以一系列无组织的注释结尾,这些注释很乏味,无法在以后进行筛选,组织和查找模式。一种组织这些笔记并更快地找到样式的创新方法是使用Trello。 

我不能相信这个主意:我遇到了 David Ghent在Medium上发表的这篇文章,Pivotal Labs的产品设计师。根特使用Trello来综合用户研究,并最大程度地减少将便利贴整理到板上的时间。他说,如果您使用Trello卡而不是便利贴,您将获得数字版本的用户研究,这将使以后的浏览,参考和共享您的学习变得更加容易。

这是它的样子。 (您可以通过打开 全文.)

trello-board-user-research-example.png

图片来源: 中型产品实验室

该过程从您第一次面谈之前设置Trello板开始。第一列将是您的用户列表,并且您将为每个用户添加特定的颜色。该颜色将用于在整个董事会中标记他们的评论。

然后,您将根据您的关注区域标记每列。他写道:“如果是交互测试,则每个新的列标题都可以是'Page X'。” “如果您还处于生成阶段,那么每一列都可以标题为'Stage X Behaviors',依此类推。”

进行访谈时,您可以将注释直接输入Trello板上的卡片中(如果可以,可以在右列下方,尽管您以后可以随时进行)-添加正确的颜色标签以显示哪个用户说过。

每次面试后,您可以将笔记分类为正确的列。随着越来越多的采访进行此操作,您可以通过将不同的卡片拖到同一列中来开始对共同性进行分组。

“您将开始看到带有多个颜色标签的卡片叠出现在同一位置。Viola!图案。”您可以阅读全文 这里.

8)组织一个Scrum或Sprint

如果您的团队使用sprint或Scrum哲学运作,则Trello是一个相当不错的免费选择,可帮助您和您的团队更快地完成任务并获得更大的敏捷性。 (在此处了解有关Scrum哲学的更多信息.)

互联网营销公司The Magistrate的团队 使用Trello来组织他们的Scrum工作流程 更好,更快。 为了使Trello适用于Scrum,他们为每个客户创建一个董事会,并与该客户共享。

然后,他们使用相同的通用框架开始每个项目。该框架由六列组成:“资源”,“ Sprint计划”,“当前Sprint”,“已阻止”,“ QA”和“完成”。 这是它的样子:

trello-board-scrum-example.png

这些列中的每一个到底是什么意思?他们是这样定义的 根据他们的博客:

  • 资源: 将用于执行客户端可交付成果/任务的资产。同样,我们将循环项目存储在资源列表中。定期项目可能会被指定一个截止日期。
  • 冲刺计划: 这是我们所有人都开始计划下一个专栏的专栏 短跑* 而不影响当前的冲刺活动。可以收集和应用更多详细信息,并且可以将项目分解为最终的预打印格式。冲刺计划项目将以两种方式分类:1) 从上到下,优先级从高到低。 2)按颜色。绿色=已批准,表示已计划并准备进行即将到来的冲刺。我将尽快解释Trello标签。
  • 当前冲刺: 当前Sprint是现在或在Sprint结束时需要完成的工作,对于我们来说,Sprint从头到尾运行7天,从星期五到星期四。
  • 已封锁: 由于某种力量(通常是外部力量),无法继续执行此任务。我们将其移入阻止状态,直到解除阻止状态或下一个冲刺为止。
  • 质量检查: 质量保证(有时称为QC或质量检查)。任务完成后,该卡将从当前的sprint拖动到质量检查中。确认确实完成后,将对其进行审核并拖至完成。
  • 完成: 完成表示已交付并且可以正常工作(理想情况下,无错误)。如果是汽车,那就可以开车了。对此要严格。

这是一个视频,向您展示实际运行情况:

他们还与客户共享Trello董事会,以使自己在问责制期间 鼓励透明度。

“ Trello和Scrum框架共同帮助我们的互联网营销机构保持组织良好,并向我们的客户提供了我从未见过的透明度和问责制,”首席执行官Adam Steele 告诉特雷洛.

您如何使用Trello来组织自己或团队?在评论中与我们分享。

资源: 使用Trello板有效管理任务和项目的8种创新方式


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