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使用Trello板有效管理任務和項目的8種創新方式

2021年1月23日
tenten

通常,營銷人員在創建內容時面臨的最大挑戰不是實際的寫作,發布或促銷。取而代之的是,其他相關任務-集思廣益,調度和協調運動部件-最終使我們感到壓力。

這是哪裡 Trello之類的工具 進來。

我們之前已經討論過Trello,例如 在這篇關於工具的文章中,這些工具可以幫助您組織,發展和分享您的想法 (請參閱#3)。而為什麼不呢?在HubSpot,從項目管理到博客的編輯日曆,所有不同的團隊多年來一直使用它。這對我們來說非常有效,我們想分享愛。

您和您的團隊可以使用多種方式使用Trello進行工作,而對您有用的對他人可能無效,反之亦然。因此,我們總結了八種有用的方法來組織Trello板。 

什麼是Trello?

Trello是一個著名的應用程序,特別適合跟踪和可視化進度。使用他們基於卡片的佈局,您可以為每個想法,博客文章,項目片段等創建卡片。然後,在每張卡片中,您都可以手寫筆記,將其分配給其他人,將它們組織成類別或列表,在卡片中創建任務列表和清單,對它們進行顏色編碼,附加文件...列表繼續進行。

儘管董事會可以通過多種方式進行組織,但以下是一個示例:

trello-board-example.png

圖片來源: 特雷洛

單擊其中一張卡片後,即可對其進行標籤,添加截止日期,在卡片中添加“成員”以分配任務,依此類推。

trello-card-example.png

圖片來源: 特雷洛

另一個很棒的功能?日曆。如果你 啟用免費日曆“加電” (類似於Gmail中的實驗室),那麼您就可以在日曆視圖中分配所有內容,從而更輕鬆地組織到期日。 (要了解有關Trello功能的更多信息,您可以 參觀這裡.)

現在,讓我們繼續一些構建Trello板的不同方法。

使用Trello板管理任務和項目的8種創新方式

1)整理您的個人待辦事項清單

有很多很棒的工具可以幫助您管理個人待辦事項。如果您傾向於成為一個更加視覺化的人,Trello可能是您的理想選擇。

為什麼?因為它使您能夠以許多其他工具無法做到的方式來拖放,設置顏色代碼和操作待辦事項列表項。對於您的日常列表項,對於由不同客戶分配給您的項目,您可能會保留不同的列表。或者,您可以根據優先級來組織它們,如下例所示:

trello-tool.png

圖片來源: 雲教練

對於所有在那裡的博客作者,我都使用拖放功能來跟踪博客文章的想法和進度。為此,我將“ Idea Backlog”,“隊列中”,“研究/訪談階段”,“進行中的草稿”,“編輯中”,“計劃中”和“已發布”等列命名。 (好吧,最後一列的真實名稱是“ DUNZO。”每個人自己的名字。)

如果您希望從移動設備訪問待辦事項列表, Trello有可以下載的應用程序 適用於iPhone,iPad,Android手機,平板電腦,手錶和Kindle Fire平板電腦。

2)管理一個正在進行的項目

Trello將自己推銷為協作工具-這可能是最適合的。如果您要管理一個項目,那麼它是一個很棒的工具,可以組織項目的所有活動部分,包括人員,截止日期和進度跟踪。

在Trello廣泛的免費產品中,您可以邀請任意數量的人加入董事會。要劃分任務,您要做的就是添加成員或將人員拖放到名片上。每個人都可以看到整個面板,但是添加到卡片中的人員將收到有關其分配的通知。

trello-add-members.jpg

圖片來源: 特雷洛

您還可以使用每張卡中的評論和附件開始討論。因此,如果您想添加快速筆記(或不太快的筆記),則可以在其中寫上“ em”-甚至提及另一個成員以確保他們得到通知。通過從計算機,Google雲端硬盤,Dropbox,Box或OneDrive上傳文件來添加文件。

另外,Trello是實時工作的-因此,當有人移動卡時,它會立即在您自己的板上移動。這意味著您無需刷新瀏覽器即可查看最新更新。

如果項目是最高機密,那麼您要做的就是將項目的“董事會”私下放置。您放在其中的所有信息和數據都是 保證私人和安全 -Trello的員工將對所有數據進行加密的異地備份,以防萬一發生瘋狂的事情。

3)反思所學到的教訓

一旦完成一個項目(甚至是一個星期的工作),您和您的團隊就始終可以從反思進展順利,進展不佳以及改進流程的過程中受益。有時稱為“回顧”。一切都是以持續改進為名。

儘管許多人選擇在會議中使用優質的白板做筆記,但Trello實際上可以成為一種出色的數字工具,它將消除以後鍵入和發送不連貫的筆記的麻煩。對於在不同城市和時區擁有遠程團隊的人來說,它也很方便,因為它使您可以隨時向所有人顯示反饋。

這就是為什麼Mitchel Seaman使用Trello為他的遠程團隊進行回顧會議的原因,他寫道 在這篇文章中.

trello-board-retrospectives-example.png

圖片來源: 米切爾·西曼

他的系統涉及投票:整個星期中,團隊成員都可以進入董事會並貼上明信片,以指出進展順利的地方和進展不佳的地方。然後,人們可以參加每週回顧會議上要討論的事情並進行表決,進行討論,並跟踪行動項目。

Trello確實具有投票功能(您可以通過進入菜單>開機>投票啟用該功能),但它要求人們單擊卡片,然後單擊“投票”按鈕。為了使人們不必點擊卡片,Seaman改用貼紙-他說,這也使貼紙“變得更加有趣”。

voting-trello.png

圖片來源: 米切爾·西曼

會議開始之前,無論參加會議的人是誰,都會將投票最多的項目拖到每個列表的頂部。在會議期間,將逐一討論每個投票最多的項目。可以將可操作的卡片移動到“操作項”列。該“操作項”列永遠不會移動,您甚至可以為其分配人員並提供到期日期。

會議結束後,列表將被存檔,並為下一周創建一個新列表。 (注意: 即使存檔列表,它也不會永遠消失。您仍然可以在其中搜索項目,並在需要時檢索整個舊列表。)您可以閱讀整篇文章 這裡.

4)集思廣益

想出新的新主意並不容易。即使您花時間進行頭腦風暴,也可能很難入門。您從哪裡開始?您如何創造足夠的想法?完成後,您如何區分好與壞?

Trello恰好是幫助您進行頭腦風暴的一個很好的工具-一旦頭腦風暴結束,然後整理您的想法。使用他們基於卡片的佈局,您可以為每個想法創建卡片,甚至在其中寫下其他註釋,附加文件等等。 

頭腦風暴結束後,您可以根據優先級對它們進行顏色編碼,例如將綠色用於高優先級,將黃色用於中優先級,將紅色用於低優先級。如果要使用該板將主題分配給內容創建者,則可以將成員添加到每個卡中以將其分配給他們-並附加截止日期。

5)保留編輯日曆

您的博客團隊可以是一個人,可以涉及數十名貢獻者,也可以介於兩者之間。無論有多少人為您的博客寫作,擁有編輯日曆以跟踪您計劃何時發布的博客帖子至關重要。 

實際上,在HubSpot,我們使用Trello(在其他工具中,例如 Google日曆 和 HubSpot的內置內容日曆)來組織自己的博客的編輯日曆。而且我們不是唯一的-Mashable,ReadWrite和Changelog等新聞網站也使用Trello作為編輯日曆, 根據Trello的博客.

您可以為您的編輯日曆創建一個Trello面板。一種方法是根據單個帖子的進度創建列,如以下示例所示:

editorial-calendar-trello-board.png

在此示例中,每張卡代表一個博客文章,您可以通過將其從“ Article Ideas”移到“ Researching”到“ On Hold”再從“ Writing”移到“ Editing and Graphics”,沿著進度欄移動-一直到它出版為止。在進行過程中,您可以在每張卡中添加便箋,通過添加成員來分配作者,依此類推,直到到達“已發布”列表。

為您的日曆組織博客文章的另一種方法是根據文章類型創建列。如果您希望通過這種方式來集思廣益博客文章,則只需在Trello面板中集思廣益,分配作家並根據需要添加筆記,然後使用“日曆”功能來計劃實際的編輯日曆。

要添加“日曆”功能,只需進入菜單>開機>啟用日曆。

trello-calendar-enable.jpg

圖片來源: 特雷洛

啟用日曆後,您可以通過單擊面板右上方的“日曆”鏈接來查看日曆。

trello-calendar-view.gif

圖片來源: 特雷洛

如果您想使用編輯日曆,而不希望使用Trello, 在此處下載我們的免費編輯日曆模板.

6)計劃促銷或啟動

開展新的營銷活動需要涉及很多動人的方面,通常涉及很多人-有時來自不同的團隊,甚至來自不同的時區。如果您還沒有完全準備好進行發布,那麼這意味著很多機會可以順利通過。

Trello非常適合跟踪發射的所有活動部件。當為促銷計劃創建新板時,可以創建列表以對計劃的每個部分進行分類。然後,您可以將卡片放在這些列表下,並在其中填入博客文章,回扣電子郵件,創建點擊發送推文等內容。

trello-sample-promo-board-for-launch.png

您可以在“啟動前”,“啟動日”或“啟動後”中為每張卡片貼上標籤,添加成員,設置到期日期,並使用每張卡片中的註釋提供詳細信息,更新團隊成員,開始討論等等。這是跟踪何時發生什麼情況以及由誰負責的好方法。

7)做用戶研究

如果您之前已經進行過用戶研究,那麼您會知道所有這些用戶訪談通常都以一系列無組織的註釋結尾,這些註釋很乏味,無法在以後進行篩選,組織和查找模式。一種組織這些筆記並更快地找到樣式的創新方法是使用Trello。 

我不能相信這個主意:我遇到了 David Ghent在Medium上發表的這篇文章,Pivotal Labs的產品設計師。根特使用Trello來綜合用戶研究,並最大程度地減少將便利貼整理到板上的時間。他說,如果您使用Trello卡而不是便利貼,您將獲得數字版本的用戶研究,這將使以後的瀏覽,參考和共享您的學習變得更加容易。

這是它的樣子。 (您可以通過打開 全文.)

trello-board-user-research-example.png

圖片來源: 中型產品實驗室

該過程從您第一次面談之前設置Trello板開始。第一列將是您的用戶列表,並且您將為每個用戶添加特定的顏色。該顏色將用於在整個董事會中標記他們的評論。

然後,您將根據您的關注區域標記每列。他寫道:“如果是交互測試,則每個新的列標題都可以是'Page X'。” “如果您還處於生成階段,那麼每一列都可以標題為'Stage X Behaviors',依此類推。”

進行訪談時,您可以將註釋直接輸入Trello板上的卡片中(如果可以,可以在右列下方,儘管您以後可以隨時進行)-添加正確的顏色標籤以顯示哪個用戶說過。

每次面試後,您可以將筆記分類為正確的列。隨著越來越多的採訪進行此操作,您可以通過將不同的卡片拖到同一列中來開始對共同性進行分組。

“您將開始看到帶有多個顏色標籤的卡片疊出現在同一位置。Viola!圖案。”您可以閱讀全文 這裡.

8)組織一個Scrum或Sprint

如果您的團隊使用sprint或Scrum哲學運作,則Trello是一個相當不錯的免費選擇,可以幫助您和您的團隊更快地完成任務並獲得更大的敏捷性。 (在此處了解有關Scrum哲學的更多信息.)

互聯網營銷公司The Magistrate的團隊 使用Trello來組織他們的Scrum工作流程 更好,更快。 為了使Trello適用於Scrum,他們為每個客戶創建一個董事會,並與該客戶共享。

然後,他們使用相同的通用框架開始每個項目。該框架由六列組成:“資源”,“ Sprint計劃”,“當前Sprint”,“已阻止”,“ QA”和“完成”。 這是它的樣子:

trello-board-scrum-example.png

這些列中的每一個到底是什麼意思?他們是這樣定義的 根據他們的博客:

  • 資源: 將用於執行客戶端可交付成果/任務的資產。同樣,我們將循環項目存儲在資源列表中。定期項目可能會被指定一個截止日期。
  • 衝刺計劃: 這是我們所有人都開始計劃下一個專欄的專欄 短跑* 而不影響當前的衝刺活動。可以收集和應用更多詳細信息,並且可以將項目分解為最終的預打印格式。衝刺計劃項目將以兩種方式分類:1) 從上到下,優先級從高到低。 2)按顏色。綠色=已批准,表示已計劃並準備進行即將到來的衝刺。我將盡快解釋Trello標籤。
  • 當前衝刺: 當前Sprint是現在或在Sprint結束時需要完成的工作,對於我們來說,Sprint從頭到尾運行7天,從星期五到星期四。
  • 已封鎖: 由於某種力量(通常是外部力量),無法繼續執行此任務。我們將其移入阻止狀態,直到解除阻止狀態或下一個衝刺為止。
  • 質量檢查: 質量保證(有時稱為QC或質量檢查)。任務完成後,該卡將從當前的sprint拖動到質量檢查中。確認確實完成後,將對其進行審核並拖至完成。
  • 完成: 完成表示已交付並正常工作(理想情況下,無錯誤)。如果是汽車,那就可以開車了。對此要嚴格。

這是一個視頻,向您展示實際運行情況:

他們還與客戶共享Trello董事會,以使自己在問責制期間 鼓勵透明度。

“ Trello和Scrum框架共同幫助我們的互聯網營銷機構保持組織良好,並向我們的客戶提供了我從未見過的透明度和問責制,”首席執行官Adam Steele 告訴特雷洛.

您如何使用Trello來組織自己或團隊?在評論中與我們分享。

資源: 使用Trello板有效管理任務和項目的8種創新方式


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