LIÊN HỆ CHÚNG TÔI

8 cách sáng tạo để quản lý nhiệm vụ và dự án của bạn một cách hiệu quả bằng cách sử dụng bảng Trello

Tháng Một 23, 2021
tua

Thông thường, thách thức lớn nhất mà các nhà tiếp thị phải đối mặt khi tạo nội dung không phải là việc viết, xuất bản hoặc quảng cáo thực sự. Thay vào đó, các nhiệm vụ liên quan khác - động não, lên lịch và điều phối các bộ phận chuyển động - sẽ khiến chúng ta căng thẳng.

Đây là đâu các công cụ như Trello mời vào.

Chúng ta đã nói về Trello trước đây, như trong bài đăng này về các công cụ giúp bạn tổ chức, phát triển và chia sẻ ý tưởng của mình (xem #3). Và tại sao chúng ta không nên? Tại HubSpot, tất cả các nhóm khác nhau đã sử dụng nó trong nhiều năm cho mọi thứ, từ quản lý dự án đến lịch biên tập blog của chúng tôi. Nó hoạt động rất tốt cho chúng tôi và chúng tôi muốn chia sẻ tình yêu.

Có rất nhiều cách khác nhau mà bạn và nhóm của bạn có thể sử dụng Trello cho công việc và những gì phù hợp với bạn có thể không hiệu quả với những người khác và ngược lại. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp tám cách hữu ích để tổ chức bảng Trello của bạn.

Trello là gì?

Trello là một ứng dụng nổi tiếng đặc biệt tốt để theo dõi và hình dung tiến trình. Sử dụng bố cục dựa trên thẻ của họ, bạn có thể tạo thẻ cho mọi ý tưởng, bài đăng trên blog, phần của dự án, v.v. Sau đó, trong mỗi thẻ này, bạn có thể ghi chú, gán chúng cho người khác, sắp xếp chúng thành các danh mục hoặc danh sách, tạo danh sách nhiệm vụ và danh sách kiểm tra trong thẻ, mã màu cho chúng, đính kèm tệp ... danh sách tiếp tục.

Mặc dù các bảng có thể được tổ chức theo nhiều cách, đây là một ví dụ về một bảng trông như thế nào:

trello-board-example.png

Tín dụng hình ảnh: Trello

Khi bạn nhấp vào một trong những thẻ đó, bạn có thể gắn nhãn chúng, thêm ngày đến hạn, thêm "thành viên" vào thẻ để phân công nhiệm vụ, v.v.

trello-card-example.png

Tín dụng hình ảnh: Trello

Một tính năng tuyệt vời khác? Lịch. nếu bạn kích hoạt lịch miễn phí "power-up" (giống như Labs trong Gmail), sau đó bạn sẽ có thể chỉ định mọi thứ trong chế độ xem lịch giúp việc sắp xếp ngày đến hạn dễ dàng hơn nhiều. (Để tìm hiểu thêm về các khả năng của Trello, bạn có thể đi tham quan ở đây.)

Bây giờ, hãy chuyển sang một số cách khác nhau để bạn có thể cấu trúc bảng Trello của mình.

8 cách sáng tạo để quản lý nhiệm vụ và dự án của bạn bằng bảng Trello

1) Sắp xếp danh sách việc cần làm của cá nhân bạn

rất nhiều công cụ tuyệt vời có sẵn để giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm cá nhân của mình. Nếu bạn có xu hướng trở thành một người trực quan hơn, Trello có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn.

Tại sao? Bởi vì nó cho phép bạn kéo, thả, mã màu và thao tác các mục trong danh sách việc cần làm theo cách mà nhiều công cụ khác không làm được. Đối với các mục danh sách hàng ngày của bạn, bạn có thể giữ các danh sách khác nhau cho các dự án được giao cho bạn bởi các khách hàng khác nhau. Hoặc, bạn có thể sắp xếp chúng dựa trên mức độ ưu tiên, như trong ví dụ dưới đây:

trello-tool.png

Tín dụng hình ảnh: Huấn luyện viên đám mây

Đối với tất cả các bạn blogger ngoài kia, tôi sử dụng tính năng kéo và thả để theo dõi tiến trình và ý tưởng bài đăng trên blog. Để thực hiện việc này, tôi đã đặt tên cho các cột như "Idea Backlog", "Trong hàng đợi", "Giai đoạn nghiên cứu / phỏng vấn", "Bản nháp đang tiến hành", "Đang biên tập", "Đã lên lịch" và "Đã xuất bản". (Được rồi, được rồi, tên thật của cột cuối cùng là "DUNZO." Đối với mỗi cô ấy.)

Nếu bạn muốn truy cập danh sách việc cần làm từ các thiết bị di động của mình, Trello có các ứng dụng bạn có thể tải xuống cho iPhone, iPad, điện thoại Android, máy tính bảng, đồng hồ và máy tính bảng Kindle Fire.

2) Quản lý một dự án đang thực hiện

Trello tiếp thị bản thân như một công cụ cộng tác - và đó có lẽ là thứ tốt nhất cho nó. Nếu bạn đang quản lý một dự án, đó là một công cụ tuyệt vời để tổ chức tất cả các phần chuyển động của dự án, bao gồm con người, ngày đến hạn và theo dõi tiến độ.

Trong sản phẩm miễn phí mở rộng của Trello, bạn có thể mời bao nhiêu người tùy thích vào hội đồng quản trị của mình. Để phân chia nhiệm vụ, tất cả những gì bạn phải làm là thêm thành viên hoặc kéo và thả mọi người vào thẻ. Mọi người có thể xem toàn bộ bảng, nhưng những người được thêm vào thẻ sẽ được thông báo về nhiệm vụ của họ.

trello-add-members.jpg

Tín dụng hình ảnh: Trello

Bạn cũng có thể bắt đầu thảo luận bằng cách sử dụng nhận xét và tệp đính kèm trong mỗi thẻ. Vì vậy, nếu bạn muốn thêm ghi chú nhanh (hoặc ghi chú không quá nhanh), thì bạn có thể viết họ vào đó - và thậm chí đề cập đến một thành viên khác để đảm bảo họ được thông báo. Thêm tệp bằng cách tải chúng lên từ máy tính, Google Drive, Dropbox, Box hoặc OneDrive của bạn.

Thêm vào đó, Trello hoạt động trong thời gian thực - vì vậy khi ai đó di chuyển một thẻ, nó sẽ di chuyển trên bảng của riêng bạn ngay lập tức. Điều này có nghĩa là bạn không bao giờ phải làm mới trình duyệt của mình để xem các bản cập nhật mới nhất.

Nếu là bí mật hàng đầu của dự án, tất cả những gì bạn phải làm là đặt "hội đồng quản trị" của dự án ở chế độ riêng tư. Tất cả thông tin và dữ liệu bạn đưa vào đó là đảm bảo riêng tư và an toàn - và những người ở Trello giữ các bản sao lưu được mã hóa ngoài trang web của tất cả dữ liệu trong trường hợp có điều gì đó điên rồ xảy ra.

3) Suy ngẫm về những bài học đã học

Sau khi một dự án - hoặc thậm chí một tuần tại nơi làm việc - kết thúc, bạn và nhóm của bạn luôn có thể hưởng lợi từ việc phản ánh những gì diễn ra tốt đẹp, những gì diễn ra không tốt và bạn có thể làm gì để cải thiện quy trình trong tương lai. Điều này đôi khi được gọi là "hồi tưởng". Tất cả đều nhân danh sự cải tiến liên tục.

Trong khi nhiều người chọn ghi chú trong các cuộc họp hồi tưởng này bằng cách sử dụng một bảng trắng tốt, Trello thực sự có thể là một công cụ kỹ thuật số tuyệt vời giúp loại bỏ nhu cầu nhập và gửi các ghi chú rời rạc sau này. Nó cũng thuận tiện cho những người có nhóm ở xa ở các thành phố và múi giờ khác nhau vì nó cho phép bạn hiển thị phản hồi cho mọi người, bất kỳ lúc nào.

Đó chính xác là lý do tại sao Mitchel Seaman sử dụng Trello cho các cuộc họp hồi tưởng cho nhóm từ xa của mình, mà anh ấy đã viết về trong bài đăng này trên Phương tiện.

trello-board-retrospectives-example.png

Tín dụng hình ảnh: Mitchel Seaman

Hệ thống của anh ấy liên quan đến việc bỏ phiếu: Trong suốt tuần, các thành viên của nhóm có thể đi vào hội đồng quản trị và đăng các thẻ biểu thị những gì đang diễn ra tốt và những gì sẽ kém khi nó xảy ra. Sau đó, mọi người có thể vào và bỏ phiếu về những điều cần nói trong cuộc họp tổng kết hàng tuần, thảo luận về chúng và theo dõi các mục hành động.

Mặc dù Trello có tính năng bỏ phiếu (bạn có thể bật tính năng này bằng cách đi tới Menu> Power Ups> Bỏ phiếu), nó yêu cầu mọi người nhấp vào thẻ, sau đó nhấp vào nút Bỏ phiếu. Để làm cho nó để mọi người không phải nhấp vào một thẻ, thay vào đó, Seaman sử dụng các nhãn dán - điều này cũng làm cho nó "vui hơn một cách thú vị".

voting-trello.png

Tín dụng hình ảnh: Mitchel Seaman

Trước cuộc họp, bất cứ ai điều hành cuộc họp sẽ kéo các mục được bình chọn nhiều nhất lên đầu mỗi danh sách. Trong cuộc họp, từng mục được bình chọn nhiều nhất sẽ được thảo luận lần lượt. Các thẻ có thể hành động có thể được chuyển đến cột "Mục hành động". Cột "Mục hành động" đó không bao giờ di chuyển và bạn thậm chí có thể chỉ định mọi người vào cột đó và đưa ra ngày hoàn thành.

Khi cuộc họp kết thúc, danh sách sẽ được lưu trữ và một danh sách mới sẽ được tạo cho tuần tới. (Ghi chú: Ngay cả khi bạn lưu trữ một danh sách, danh sách đó không biến mất vĩnh viễn. Bạn vẫn có thể tìm kiếm các mục trong đó và truy xuất toàn bộ danh sách cũ khi bạn muốn.) Bạn có thể đọc toàn bộ bài viết đây.

4) Ý tưởng động não

Đưa ra những ý tưởng mới mẻ không dễ dàng. Và ngay cả khi bạn dành thời gian để động não, bạn có thể rất khó để bắt đầu. Bạn bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để bạn tạo ra đủ ý tưởng? Làm thế nào để bạn sắp xếp điều tốt khỏi điều tốt và điều tồi tệ khi bạn hoàn thành?

Trello thực sự trở thành một công cụ tuyệt vời để giúp bạn động não - và sau đó sắp xếp các ý tưởng của bạn khi quá trình động não kết thúc. Sử dụng bố cục dựa trên thẻ của họ, bạn có thể tạo thẻ cho mọi ý tưởng và thậm chí ghi chú bổ sung vào đó, đính kèm tệp, v.v.

Khi quá trình suy nghĩ kết thúc, bạn có thể mã màu chúng dựa trên mức độ ưu tiên, như sử dụng màu xanh lá cây cho mức độ ưu tiên cao, màu vàng cho mức độ ưu tiên trung bình và màu đỏ cho mức độ ưu tiên thấp. Nếu bạn muốn sử dụng bảng đó để chỉ định chủ đề cho người tạo nội dung, bạn có thể thêm thành viên vào mỗi thẻ để chỉ định cho họ - và đính kèm cả ngày đến hạn.

5) Giữ lịch biên tập

Nhóm viết blog của bạn có thể là một người, có thể bao gồm hàng chục người đóng góp, hoặc có thể ở đâu đó ở giữa. Bất kể có bao nhiêu người đang viết cho blog của bạn, điều quan trọng là phải có một lịch biên tập để theo dõi những bài đăng trên blog nào bạn định xuất bản khi nào.

Trên thực tế, tại HubSpot, chúng tôi sử dụng Trello (trong số các công cụ khác, như lịch GoogleLịch nội dung tích hợp của HubSpot) để sắp xếp lịch biên tập blog của riêng chúng tôi. Và chúng tôi không phải là những người duy nhất - các trang tin tức như Mashable, ReadWrite và The Changelog cũng sử dụng Trello làm lịch biên tập, theo blog của Trello.

Bạn có thể tạo bảng Trello cho lịch biên tập của mình bằng nhiều bảng. Một cách là tạo các cột dựa trên tiến trình của một bài đăng, như trong ví dụ dưới đây:

editorial-calendar-trello-board.png

Trong ví dụ này, mỗi thẻ đại diện cho một bài đăng blog và bạn có thể di chuyển nó dọc theo thanh tiến trình bằng cách chuyển nó từ "Ý tưởng bài viết" sang "Đang nghiên cứu" sang "Tạm dừng" đến "Đang viết" thành "Chỉnh sửa và đồ họa" - tất cả các cách cho đến khi nó được xuất bản. Trong khi quá trình này đang diễn ra, bạn có thể thêm ghi chú vào mỗi thẻ, chỉ định người viết bằng cách thêm thành viên, v.v. cho đến khi nó đạt đến danh sách "Đã xuất bản".

Một cách khác để sắp xếp các bài đăng trên blog cho lịch của bạn là tạo các cột dựa trên loại bài đăng. Nếu đây là cách bạn thích suy nghĩ về các bài đăng trên blog của mình, bạn có thể chỉ cần phân tích trong bảng Trello, chỉ định người viết và thêm ghi chú nếu cần và sử dụng tính năng "Lịch" để lên kế hoạch cho lịch biên tập thực tế.

Để thêm tính năng "Lịch", chỉ cần đi tới Menu> Tăng tốc> Bật Lịch.

trello-calendar-enable.jpg

Tín dụng hình ảnh: Trello

Khi bạn đã bật lịch, bạn có thể xem lịch bằng cách nhấp vào liên kết "Lịch" ở trên cùng bên phải của bảng.

trello-calendar-view.gif

Tín dụng hình ảnh: Trello

Nếu bạn muốn sử dụng lịch biên tập, nhưng không muốn sử dụng Trello, tải xuống các mẫu lịch biên tập miễn phí của chúng tôi tại đây.

6) Lập kế hoạch khuyến mãi hoặc ra mắt

Nhiều bộ phận chuyển động bắt đầu khởi động một chiến dịch tiếp thị mới và thông thường, rất nhiều người tham gia - đôi khi từ các nhóm khác nhau và thậm chí cả múi giờ khác nhau. Nếu bạn không hoàn toàn tổ chức cho buổi ra mắt, điều này có nghĩa là rất nhiều cơ hội để mọi thứ vượt qua các vết nứt.

Trello thực sự rất tốt để theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động đó khi ra mắt. Khi bạn tạo một bảng mới cho kế hoạch khuyến mại của mình, bạn có thể tạo danh sách để phân loại từng phần của kế hoạch. Sau đó, bạn có thể đặt các thẻ bên dưới các danh sách đó và điền vào chúng với những thứ như bài đăng trên blog, email phản hồi, tạo nhấp chuột để đăng tweet, v.v.

trello-sample-promo-board-for-launch.png

Bạn có thể gắn nhãn từng thẻ này là "Trước khi ra mắt", "Ngày ra mắt" hoặc "Sau khi ra mắt", thêm thành viên, đặt ngày đến hạn và sử dụng các ghi chú trong mỗi thẻ để cung cấp thông tin chi tiết, cập nhật các thành viên trong nhóm của bạn, bắt đầu các cuộc thảo luận, v.v. Đó là một cách tuyệt vời để theo dõi những gì sẽ xảy ra khi nào và ai chịu trách nhiệm về nó.

7) Thực hiện nghiên cứu người dùng

Nếu bạn đã thực hiện nghiên cứu người dùng trước đây, bạn biết rằng tất cả các cuộc phỏng vấn người dùng đó thường kết thúc bằng một loạt các ghi chú không có tổ chức và rất tẻ nhạt để sàng lọc, sắp xếp và tìm ra các mẫu sau này. Một cách sáng tạo để sắp xếp các ghi chú này và tìm các mẫu đó nhanh hơn là sử dụng Trello.

Tôi không thể ghi nhận ý tưởng này: Tôi đã xem qua bài đăng này trên Medium từ David Ghent, một nhà thiết kế sản phẩm tại Pivotal Labs. Ghent sử dụng Trello để tổng hợp nghiên cứu người dùng và giảm thiểu thời gian sắp xếp các ghi chú Post-It lên bảng. Ông nói, nếu bạn sử dụng thẻ Trello thay vì ghi chú Post-It, bạn sẽ đưa ra một phiên bản kỹ thuật số của nghiên cứu người dùng của mình sẽ giúp việc đọc lướt, tham khảo và chia sẻ kiến thức của bạn sau này dễ dàng hơn nhiều.

Đây là những gì nó trông như thế nào. (Bạn có thể xem phiên bản lớn hơn bằng cách mở bài báo đầy đủ.)

trello-board-user-research-example.png

Tín dụng hình ảnh: Phòng thí nghiệm sản phẩm trên phương tiện

Quá trình bắt đầu bằng việc thiết lập bảng Trello trước cuộc phỏng vấn người dùng đầu tiên của bạn. Cột đầu tiên sẽ là danh sách người dùng của bạn và bạn sẽ đính kèm một màu cụ thể cho từng người dùng. Màu đó sẽ được dùng để đánh dấu nhận xét của họ trên toàn bảng.

Sau đó, bạn sẽ gắn nhãn cho từng cột dựa trên lĩnh vực trọng tâm của mình. "Nếu đó là một bài kiểm tra tương tác, mỗi tiêu đề cột mới có thể là 'Trang X'", ông viết. "Nếu bạn đang ở giai đoạn phát triển nhiều hơn, thì mỗi cột có thể có tiêu đề 'Hành vi Giai đoạn X', v.v."

Khi bạn tham gia các cuộc phỏng vấn của mình, bạn sẽ nhập ghi chú trực tiếp vào thẻ trên bảng Trello (dưới cột bên phải nếu bạn có thể, mặc dù bạn luôn có thể làm điều đó sau) - với nhãn màu phù hợp được thêm vào để hiển thị người dùng nào đã nói điều đó .

Sau mỗi cuộc phỏng vấn, bạn có thể sắp xếp các ghi chú của mình vào các cột chính xác. Khi bạn làm điều này với ngày càng nhiều cuộc phỏng vấn, bạn có thể bắt đầu nhóm các điểm chung bằng cách kéo các thẻ khác nhau vào cùng một cột.

"Bạn sẽ bắt đầu thấy chồng thẻ có nhiều nhãn màu hiển thị ở cùng một vị trí. Viola! Các mẫu." Bạn có thể đọc toàn bộ bài báo đây.

8) Tổ chức Scrum hoặc Sprint

Nếu nhóm của bạn hoạt động theo triết lý nước rút hoặc Scrum, Trello là một lựa chọn miễn phí khá phù hợp để giúp bạn và nhóm của bạn thực hiện các nhiệm vụ nhanh hơn với sự nhanh nhẹn hơn. (Tìm hiểu thêm về triết lý Scrum tại đây.)

Nhóm nghiên cứu tại đại lý tiếp thị internet The Magistrate sử dụng Trello để tổ chức quy trình làm việc Scrum của họ tốt hơn và nhanh hơn. Để làm cho Trello hoạt động cho Scrum, họ tạo một bảng cho mỗi khách hàng và chia sẻ với khách hàng đó.

Sau đó, họ sử dụng cùng một khuôn khổ chung để bắt đầu mỗi dự án. Khung bao gồm sáu cột: "Nguồn lực", "Lập kế hoạch Sprint", "Sprint hiện tại", "Bị chặn", "QA" và "Đã hoàn thành". Đây là những gì nó trông giống như:

trello-board-scrum-example.png

Chính xác thì mỗi cột này có ý nghĩa gì? Đây là cách họ xác định nó, theo blog của họ:

  • Tài nguyên: Nội dung sẽ được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ / phân phối của khách hàng. Đồng thời, chúng tôi sẽ lưu trữ các mục định kỳ của chúng tôi trong danh sách tài nguyên. Các mục định kỳ có thể được ấn định ngày đến hạn.
  • Kế hoạch nước rút: Đây là cột mà tất cả chúng ta bắt đầu lập kế hoạch cho tăng tốc* mà không can thiệp vào các hoạt động nước rút hiện tại. Nhiều chi tiết hơn có thể được thu thập và áp dụng và các dự án có thể được chia nhỏ thành định dạng cuối cùng, trước khi chạy nước rút. Các mục lập kế hoạch Sprint sẽ được sắp xếp theo hai cách: 1) Từ trên xuống dưới, ưu tiên cao nhất đến thấp nhất. 2) Theo màu sắc. Màu xanh lá cây = Đã được phê duyệt, có nghĩa là đã lên kế hoạch và sẵn sàng cho một chặng nước rút sắp tới. Tôi sẽ giải thích nhãn Trello ngay sau đây.
  • Sprint hiện tại: Sprint Hiện tại là công việc cần được thực hiện ngay bây giờ hoặc vào cuối sprint, đối với chúng tôi kéo dài 7 ngày từ đầu đến cuối, từ thứ Sáu đến thứ Năm.
  • Bị chặn: Một số lực lượng (thường là bên ngoài) đã khiến nó không thể tiếp tục với nhiệm vụ này. Chúng tôi sẽ chuyển nó vào bị chặn, cho đến khi lệnh phong tỏa đã được dỡ bỏ, hoặc nước rút tiếp theo.
  • QA: Đảm bảo chất lượng (đôi khi được gọi là QC hoặc Kiểm tra chất lượng). Khi nhiệm vụ đã hoàn thành, thẻ sẽ được kéo từ sprint hiện tại sang QA. Nó sẽ được xem xét và kéo để hoàn thành khi được xác nhận là đã thực sự xong.
  • Làm xong: Xong có nghĩa là được giao và làm việc (lý tưởng là không có lỗi). Nếu đó là một chiếc ô tô, nó sẽ sẵn sàng để lái. Hãy nghiêm khắc về điều này.

Đây là một video để cho bạn thấy nó trông như thế nào trong hoạt động:

Họ cũng chia sẻ bảng Trello của mình với khách hàng để giữ mình có trách nhiệm hơn trong khi khuyến khích sự minh bạch.

"Cùng với nhau, Trello và khung Scrum giúp đại lý tiếp thị internet của chúng tôi luôn có tổ chức và cung cấp mức độ minh bạch và trách nhiệm giải trình cho khách hàng của chúng tôi mà tôi chưa thấy ở bất kỳ đâu", CEO Adam Steele nói với Trello.

Bạn sử dụng Trello để tổ chức bản thân hoặc nhóm của mình như thế nào? Chia sẻ với chúng tôi trong các ý kiến.

Nguồn: 8 cách sáng tạo để quản lý nhiệm vụ và dự án của bạn một cách hiệu quả bằng cách sử dụng bảng Trello


Bắt đầu cuộc hành trình của bạn với Giải pháp thay thế Salesforce: HubSpot CRM NHANH:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bạn đang tìm kiếm kết quả tốt hơn trên quy mô lớn và ít nỗ lực hơn?