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Como escrever cartas de agradecimento a seus clientes para mostrar que você se importa (com exemplos)

23 de janeiro de 2021
dez dez

Seus pais podem ter lhe ensinado sobre o valor de um bilhete de agradecimento bem escrito quando você era mais jovem. O meu fez.

Depois de cada feriado ou aniversário quando recebia presentes, minha mãe me fazia escrever diligentemente e enviar notas de agradecimento no dia útil seguinte.

Mesmo se você agradecer no momento, explicou ela, uma nota adicional expressando agradecimento mostra às pessoas o quanto você se preocupa e aprecia seu tempo e generosidade.

Essa mesma lógica deve ser adotada para agradecer a seus clientes. Eles gastam tempo e recursos apoiando seus negócios e merecem um reconhecimento atencioso do quanto eles significam para seus negócios.

Nesta postagem do blog, vamos ensiná-lo a mostrar gratidão, enviando uma carta de agradecimento ao cliente que com certeza deleite eles - e deixar minha mãe orgulhosa.

1. Determine o melhor meio de comunicação.

Antes mesmo de começar a escrever sua carta de agradecimento, você deve considerar o melhor meio a ser usado para a ocasião. Como regra geral, notas manuscritas são sempre mais eficazes do que e-mails ou mensagens de texto. Isso porque essas notas levam tempo para serem escritas, o que demonstra sinceridade e apreço por você.

No entanto, se você dirige uma empresa ocupada, pode não ter tempo para escrever cada nota de agradecimento manualmente. Nesse caso, é mais eficiente usar automação de e-mail ferramentas para agradecer seus clientes por seus negócios. Dessa forma, você pode salvar notas manuscritas para instâncias que requerem atendimento ao cliente acima e além.

2. Use a saudação correta.

Comece sua carta com o pé direito, com uma saudação correta e apropriada.

Se você conhece o destinatário, comece sua carta com "Oi ..." ou "Caro ..."

Se você nunca conheceu o destinatário, comece sua carta com "Caro ..."

Em seguida, verifique duas ou três vezes a grafia correta do nome do destinatário.

Se a carta for formal, dirija-se ao destinatário como "Sr." ou "Sra.", seguido do sobrenome.

Se a carta for informal, referem-se ao destinatário pelo primeiro nome.

3. Expresse agradecimento e apreciação.

Em seguida, agradeça ao destinatário por tudo o que ele lhe deu, seja um presente, uma doação, uma entrevista ou por ser seu cliente, e expresse sua verdadeira gratidão. Agradeça e diga o quanto você aprecia o que eles lhe deram e como isso o ajudará.

Por exemplo, para um cliente que recomprou seu produto de assinatura, você escreveria o seguinte:

"Muito obrigado por se inscrever novamente e comprar [Produto] novamente. O suporte de clientes antigos como você ajuda nosso negócio a crescer e evoluir graças ao seu feedback útil."

4. Inclua detalhes específicos.

Compartilhe detalhes específicos sobre o presente, por exemplo, como você o usará ou por que precisa dele, para que o destinatário sinta que tudo o que lhe deu foi útil e valioso.

Por exemplo, se um cliente enviou uma pesquisa de feedback, você pode incluir detalhes como o seguinte:

"Obrigado por responder à pesquisa sobre sua experiência com o [Produto]! Seu feedback nos ajuda a melhorar nossas ofertas e nos ajuda a solucionar problemas para você e outros clientes, por isso agradeço muito por dedicar seu tempo. Você ressaltou que é muito difícil encontrar informações de cancelamento em nosso site, e passei esse feedback para nossa equipe de web design para sugerir torná-lo mais prontamente disponível. "

5. Olhe para o futuro.

Encerre sua carta de agradecimento olhando para o futuro com o destinatário. Quer o destinatário seja um parente, amigo ou cliente, feche sua carta com um pensamento otimista e positivo sobre o futuro de seu relacionamento.

Para um cliente, isso pode ser algo tão simples como:

"Se você tiver qualquer feedback adicional ou perguntas sobre o uso do [Produto] no futuro, não hesite em me contatar por telefone ou e-mail."

Para um membro da família ou amigo, você poderia dizer algo como:

"Estou ansioso para vê-lo em breve no Dia de Ação de Graças."

6. Diga obrigado novamente.

Encerre sua carta com uma linha final, com algo simples como:

"Obrigado novamente por seu [presente / suporte / compra / feedback]."

7. Use um fechamento apropriado.

Há muitas saudações de encerramento diferentes com as quais você pode encerrar sua carta de agradecimento.

Para relacionamentos amigáveis ou familiares, use o fechamento amigável e informal com o qual você se sinta confortável, como:

  • "Fale logo ..."
  • "Te vejo em breve ..."
  • "Com carinho ..."
  • "Saudades ..."
  • "Abraços ..."

Para relações comerciais, feche seu e-mail com "Atenciosamente ..." ou "Atenciosamente ..." (Leia nossa explicação completa de quando usar esse fechamento em esta postagem do blog.)

Outros fechamentos apropriados para os negócios podem incluir:

  • "Respeitosamente ..."
  • "Felicidades ..."
  • "Tenha um ótimo dia / fim de semana ..."
  • "Atenciosamente ..."
  • "Tudo de bom ..."

8. Assine sua carta de agradecimento.

Depois de encerrar as coisas com uma assinatura amigável, certifique-se de assinar seu trabalho. Se você tem um relacionamento de longa data com o destinatário, use apenas seu primeiro nome. Isso cria um tom mais casual que desenvolve um relacionamento mais próximo com seus clientes ou colegas.

Se você estiver se comunicando com um novo cliente ou empregador, acrescente formalidade à sua assinatura, incluindo seu sobrenome. Se você estiver escrevendo sua carta à mão, assine o documento em letra cursiva para uma estética mais profissional. Esses detalhes fazem uma grande diferença na determinação do tom de sua carta.

Quer você esteja escrevendo uma carta de agradecimento para sua mãe, seu amigo ou cliente, por e-mail ou serviço postal, essas dicas ajudarão sua mensagem a chegar.

Agora, vamos dar uma olhada nos diferentes elementos que cada carta de agradecimento deve incluir.

O que incluir em uma carta de agradecimento

As cartas de agradecimento devem ser personalizadas sempre que você as usa. No entanto, existem alguns componentes principais que devem ser incluídos, independentemente de quem e pelo que você está agradecendo. Abaixo estão os quatro elementos necessários para uma excelente carta de agradecimento.

1. Saudação apropriada

Sua carta deve começar com uma saudação apropriada. Se você já teve um relacionamento anterior com essa pessoa, esta saudação deve ser calorosa e cortês. Use o primeiro nome para criar um tom convidativo e amigável que reforce o vínculo que você desenvolveu com eles.

Se você não conhece essa pessoa, sua saudação deve definir um tom profissional para a conversa. Dirija-se ao destinatário usando o título apropriado e use uma abertura que se ajuste apropriadamente ao seu relacionamento com ele.

Por exemplo, se for uma parte interessada importante, sua saudação pode ser, "Prezado Sr. Fontanella". Ou, se for um novo cliente, você pode começar com "Olá, Sr. Fontanella". Escolher a saudação certa garante que sua mensagem de agradecimento seja recebida com o contexto pretendido.

2. Expressão de Gratidão

A próxima seção deve incluir uma declaração que descreve o que você é grato. Use detalhes específicos para descrever o que o destinatário fez para justificar esta nota. Incluir detalhes torna sua mensagem mais sincera, pois personaliza o conteúdo para o leitor.

Nesta seção, tente incluir a palavra "você" tanto quanto possível. Isso fará com que sua mensagem centrado no cliente porque você está se concentrando no que o destinatário fez por você e sua empresa.

3. Reconhecimento do futuro

Após a expressão de gratidão, a próxima seção deve reconhecer seu futuro relacionamento com o destinatário. Seja um cliente ou um colega, esta parte permitirá que a pessoa saiba que você pretende continuar trabalhando com ela ao longo do tempo. Isso é importante para a construção de relacionamentos de longo prazo porque define a expectativa para interações futuras.

4. Fechamento adequado

Finalmente, sua carta de agradecimento deve ser concluída com uma declaração de encerramento apropriada. Agradeça ao destinatário novamente e ofereça opções para entrar em contato com você, se necessário. Em seguida, conclua a mensagem com sua assinatura preferida, seguida de sua assinatura.

A seguir, leia sobre como escrever um e-mail de agradecimento ao cliente, especificamente.

Como escrever um e-mail de agradecimento ao cliente

Aqui estão algumas práticas recomendadas para escrever uma carta de agradecimento de um cliente bem-sucedido, não importa em qual setor você esteja.

1. Diga algo positivo na linha de assunto.

Se você está tentando fazer com que seus valiosos clientes cliquem em seu e-mail, certifique-se de que sua linha de assunto lhes dê uma prévia do que os espera. Palavras como "obrigado", "cliente valioso", "sua lealdade" e "apreciado" são bons sinais de que o cliente pode esperar uma mensagem positiva de você.

2. Seja criterioso com o que você promove.

Uma carta de agradecimento não deve ser usada como uma oportunidade para fazer seus clientes gastarem mais dinheiro. Ponto final.

Nada faz uma carta de uma empresa (disfarçada de carta de agradecimento) parecer mais insincera do que pedir imediatamente ao destinatário para comprar outra coisa. tem abundância de outras oportunidades de compartilhar ofertas e novos produtos com seus clientes - e esta não é uma delas.

É perfeitamente normal enviar uma carta de agradecimento ao cliente que seja apenas isso - uma nota de agradecimento. Outras opções aceitáveis podem incluir um link para uma pesquisa de feedback do cliente, conteúdo educacional personalizado ou informações sobre um programa de fidelidade - ou qualquer outra coisa que não exija mais dinheiro deles.

3. Escreva como um humano.

Se você for inserir as caixas de entrada de e-mail de seus clientes, certifique-se de que a carta de agradecimento seja bem elaborada, personalizada e sincera.

Nossas caixas de entrada já estão transbordando de modelos de e-mail automatizados enviados em massa de marcas todos os dias. Certifique-se de que seu e-mail de agradecimento soe o mais humano possível para comunicar o quanto você é grato pelo negócio e pela fidelidade de um cliente. Como um toque adicional, envie o e-mail de uma pessoa real em sua empresa - de preferência em liderança - para comunicar ainda mais a autenticidade.

4. Para um impacto máximo, envie por correio tradicional.

Esta é uma manobra tão avançada que só tenho uma dessas cartas para compartilhar com vocês. Receber o reconhecimento genuíno do cliente em sua casa ou endereço comercial é uma maneira verdadeiramente memorável de demonstrar valor e, se um presente ou guloseima estiver incluído, melhor ainda.

Agora que você sabe como escrever uma carta de agradecimento eficaz para o cliente, aqui estão alguns exemplos de como marcas reais estão fazendo isso:

10 exemplos de cartas de agradecimento a clientes por seus negócios

1. Tear

Aqui está um e-mail de agradecimento que recebi de Tear - um software de gravação de tela e vídeo que minha equipe da HubSpot usa com bastante frequência:

loom-customer-thank-you-letter

O emoji de coração e a personalização (junto com a promessa de uma pesquisa muito curta) me fizeram clicar para ler este e-mail, e a hilária união dos logotipos de ambas as empresas foi muito humana e divertida.

Loom comunicou os agradecimentos de forma eficaz, personalizou o e-mail e não me perguntou muito - fiquei feliz em responder a algumas perguntas sobre uma ferramenta que uso todas as semanas. Eles receberam feedback valioso dos clientes e eu recebi uma nota engraçada que compartilhei com o resto da minha equipe.

2. BioClarity

Aqui está uma carta de agradecimento que recebi da empresa de cuidados com a pele BioClarity depois de indicar um novo cliente:

bioclarity-customer-thank-you-letter

As marcas de comércio eletrônico adoram enviar e-mails sobre novos produtos e ofertas, e o que mais gostei nesse e-mail de agradecimento foi sua simplicidade. Tudo o que a BioClarity fez foi me agradecer por indicar um novo cliente - e me informar sobre a recompensa que recebo por fazê-lo.

A carta de agradecimento da BioClarity não foi agressiva ou vendedora - ela me agradeceu por minha lealdade, falou sobre um prêmio e o estilo autêntico de redação me fez sorrir.

3. JetBlue

Aqui está uma carta de agradecimento que recebi alguns dias depois de uma viagem em JetBlue:

jetblue-customer-thank-you-letter

Você já deve saber que a JetBlue tem alguns dos melhor atendimento ao cliente de qualquer companhia aérea lá fora, indo sempre acima e além para seus clientes. Mas às vezes, a simplicidade também funciona.

Esta carta me agradeceu por voar com a JetBlue em uma viagem recente e me mostrou como me inscrever em seu programa de fidelidade do cliente - e como obter pontos de recompensa pelo voo que já havia feito.

Os programas de passageiro frequente ajudam os viajantes a reservar voos caros com desconto - por isso, apreciei muito a JetBlue por mostrar como obter mais valor em minhas futuras reservas com eles. Essa é a verdadeira apreciação do cliente - claro, a JetBlue quer que eu reserve viagens futuras com eles, mas eles também estão me mostrando como obter mais retorno para meu investimento com seus Programa de lealdade.

4. SoulCycle

Aqui está uma carta de agradecimento de fim de ano que recebi da marca de treino de ciclismo SoulCycle:

soulcycle-customer-thank-you-letter

A SoulCycle construiu uma marca sobre a criação de um santuário longe do resto do mundo para se exercitar, e esta carta de agradecimento realmente leva esse sentimento. Não está me forçando a reservar outra aula de exercícios, mas está me dando boas-vindas e me encorajando a aparecer e me sentir incluída - e me agradecendo por fazer parte de sua comunidade.

Esta carta é sincera - não está tentando fazer nada ou me vender nada, é apenas cultivar comunidade e apreço. Muito bem, SoulCycle.

5. Descubra

Aqui está uma carta de agradecimento que recebi da minha administradora de cartão de crédito, Descobrir:

discover-customer-thank-you-letter

Este é outro grande exemplo de uma carta de agradecimento curta e doce que não tem outra agenda além de agradecimento. Ao me informar que ganhou um prêmio de satisfação do cliente (e me agradecer por ser um desses clientes satisfeitos), a Discover deixa claro que valoriza o feedback do cliente.

Também vale a pena notar como as empresas de cartão de crédito são infames por inundar os clientes com ofertas não solicitadas de cartões de crédito e empréstimos - o que torna este e-mail sem oferta ainda mais apreciado.

6. World Wildlife Fund

Aqui está uma carta de agradecimento que recebi do World Wildlife Fund ao final de um ano quando doei:

world-wildlife-fund-customer-thank-you-letter

A carta me levou a este vídeo de agradecimento produzido pelo WWF, que mostrava como minha doação foi usada em ação:

Essa é uma maneira eficaz de agradecer aos clientes, especialmente se eles estiverem doando para uma causa - mostrando a eles para onde seu dinheiro realmente vai. (Além disso, quem pode resistir a animais fofos?)

Uma nota de agradecimento sincera associada a um conteúdo envolvente é outra ótima opção.

7. Ann Handley

Depois de assinar seu boletim informativo, especialista em marketing e autora Ann Handley me agradeceu - e me fez uma pergunta:

ann-handley-customer-thank-you-letter

Não respondi a este e-mail quando o recebi inicialmente (se você está lendo isso, desculpe Ann). No entanto, este e-mail faz um trabalho fantástico de levar o agradecimento um passo adiante, fornecendo-me detalhes sobre o que posso esperar - e algum conteúdo incrível imediatamente. Além disso, Ann deixou claro que valorizava o feedback de seus assinantes e, para aqueles que responderam, ela foi capaz de personalizar seu próximo envio com base nas preferências que conheceu.

8. Capital One

Aqui está o exemplo de apreciação do cliente por correio tradicional que prometi - uma carta de agradecimento (e uma flauta de panela) que recebi de Capital One:

Aqui está o contexto necessário: Alguns dias depois de entrar em contato com minha administradora de cartão de crédito para avisar que eu estaria viajando para o Peru, recebi esta flauta pelo correio - junto com uma nota escrita à mão do representante de suporte ao cliente que ajudou me disse simplesmente: "Tenha uma ótima viagem ao Peru! Obrigado por ser um cliente valioso da Capital One."

Este pacote de cuidados provavelmente custou ao Capital One menos que $10 no total, mas não parei de contar às pessoas sobre isso desde que aconteceu há mais de um ano. Este presente atencioso e personalizado e a nota de agradecimento foram totalmente deliciosos e me fizeram sentir como o agente que me ajudou muito.

9. Bicicletas UH

Aqui está uma carta de agradecimento que meu colega, Clint, recebeu após o download Bicicletas UH, um aplicativo de compartilhamento de bicicletas baseado em Cleveland.

Thank you letter from UH Bikes to Customer

Esta carta de agradecimento é ótima porque responde a tudo o que os novos usuários gostariam de saber após o download do aplicativo. Ele explica como alugar uma bicicleta e fornece respostas para perguntas comuns que você possa ter sobre o serviço.

Isso torna a integração muito mais fácil para novos clientes, especialmente Clint, que estava de férias em Cleveland e era completamente novo na UH Bikes. Ele rapidamente se inscreveu no aplicativo e usou este e-mail útil para alugar uma bicicleta. Sem essas instruções passo a passo, ele teria demorado muito mais tempo para reservar uma bicicleta.

10. HubSpot

Depois de se inscrever no boletim informativo diário ou semanal do Service Blog, você receberá esta carta de agradecimento.

Thank you letter from HubSpot to CustomerEste e-mail de agradecimento segue todas as etapas listadas acima. Começa com uma saudação amigável, expressa gratidão por sua inscrição, reconhece o futuro relacionamento que teremos e, a seguir, agradece novamente antes de assinar. Este e-mail é um ótimo exemplo de uma carta de agradecimento simples que pode ser usada por qualquer novo usuário que forneça seu endereço de e-mail.

Para saber mais sobre como fazer seus clientes felizes, leia nosso guia final para satisfação do cliente Next.

Fonte: Como escrever cartas de agradecimento a seus clientes para mostrar que você se importa (com exemplos)


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